Odzyskanie 42 300 zł z błędnych faktur energetycznych
Dla producenta części z Elbląga znaleźliśmy błędy w naliczaniu opłat dystrybucyjnych trwające 14 miesięcy.
Producent z Elbląga płacił za prąd znacznie więcej, niż wynikało to z realnego zużycia maszyn. Przeanalizowaliśmy 14 miesięcy rozliczeń i znaleźliśmy błąd po stronie dostawcy, którego nie wyłapała księgowość.
Wyzwanie
Firma Metal-Grot obsługuje 14 maszyn CNC i pracuje na dwie zmiany, co generuje spore koszty stałe. W połowie 2023 roku dyrektor techniczny zauważył, że rachunki za energię rosną szybciej niż liczba roboczogodzin, ale dostawca twierdził, że liczniki są sprawne. Problem polegał na tym, że nikt w firmie nie miał czasu ani wiedzy, żeby rozbić fakturę na czynniki pierwsze.
Przez ponad rok zakład nadpłacał za moc umowną oraz energię bierną, mimo że realne obciążenie sieci było niższe. Księgowa próbowała wyjaśnić sprawę telefonicznie, ale odbijała się od ściany korporacyjnych procedur operatora. Liczby przestały się zgadzać, a marża na produkcji części zaczęła niebezpiecznie spadać.
Podejście
Do audytu wydelegowaliśmy 3-osobowy zespół, który zaczął od fizycznego sprawdzenia liczników w hali w Elblągu. Szukaliśmy dziury w całym i szybko okazało się, że konfiguracja układu pomiarowego nie zgadza się z zapisami w umowie. Następnie pobraliśmy dane z 42 ostatnich faktur i zestawiliśmy je z raportami z systemu ERP firmy.
Znamy każdą śrubkę w budżecie produkcyjnym, więc nie skupiliśmy się tylko na kwotach końcowych. Sprawdziliśmy współczynniki mocy i godziny szczytowe. Przygotowaliśmy twardą argumentację techniczną, która nie pozwalała dostawcy na kolejną ogólnikową odpowiedź. Było jasne, że operator stosował zły przelicznik dla taryfy przemysłowej.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy oficjalną reklamację techniczną liczącą 31 stron precyzyjnych wyliczeń. Wykazaliśmy, że błąd w naliczaniu opłaty mocowej trwał nieprzerwanie od 14 miesięcy. W imieniu Baltic Synergia Consulting przeprowadziliśmy 4 rozmowy z działem technicznym dostawcy prądu, aby wymusić korektę faktur wstecz.
Dodatkowo wdrożyliśmy prosty arkusz monitoringu mediów dla kierownika produkcji. Teraz co miesiąc wpisuje on 3 kluczowe liczby z liczników, co pozwala natychmiast wyłapać ewentualne odchylenia od normy. Nie było sensu kupować drogiego oprogramowania — wystarczył konkretny proces kontrolny.
Rezultaty
Operator energii uznał reklamację w całości i przelał zwrot nadpłaty bezpośrednio na konto Metal-Grot. Firma ma teraz niższe koszty stałe o ponad 3 tysiące złotych miesięcznie.
Harmonogram
-
8 stycznia 2024Wizja lokalna w hali produkcyjnej i analiza liczników.
-
22 stycznia 2024Zakończenie weryfikacji 42 faktur archiwalnych.
-
5 lutego 2024Złożenie oficjalnego wezwania do korekty u dystrybutora.
-
26 lutego 2024Decyzja o uznaniu reklamacji i przelew środków.
"Zawsze sądziłem, że faktury od wielkich dostawców są bezbłędne. Dopiero audyt pokazał, jak bardzo się myliłem. Pieniądze wróciły na konto i starczyły na serwis dwóch dużych maszyn."