Skrócenie obiegu dokumentów o 3.5 dnia
Wprowadziliśmy prosty system weryfikacji kosztów w firmie meblowej, co wyeliminowało zatory płatnicze u 12 dostawców.
Fabryka mebli Nordic Wood Design z okolic Trójmiasta borykała się z bałaganem w fakturach. Dokumenty krążyły między halą a biurem zbyt długo, co psuło relacje z dostawcami drewna. Wdrożyliśmy jasne zasady, dzięki którym każda złotówka jest teraz pod kontrolą.
Wyzwanie
W marcu 2024 roku firma miała 37 nieopłaconych faktur, które utknęły gdzieś między produkcją a księgowością. Średni czas zatwierdzenia kosztów wynosił 8.2 dnia, co przy krótkich terminach płatności generowało karne odsetki. Nordic Wood Design płaciło około 2140 zł miesięcznie za same opóźnienia, a dostawcy zaczęli wstrzymywać transporty surowców. Właściciel nie wiedział, ile pieniędzy faktycznie ma w kasie, bo dane w systemie nie nadążały za rzeczywistością. Szukaliśmy dziury w całym i szybko okazało się, że problemem nie są ludzie, ale brak prostej ścieżki dla papierów.
Podejście
Nasz zespół, składający się z 3 osób, spędził 4 dni robocze bezpośrednio na hali produkcyjnej w Tczewie. Rozmawialiśmy z kierownikami zmian i panią z księgowości, żeby zobaczyć, gdzie faktury fizycznie lądują po rozładunku. Zauważyliśmy, że 41% opóźnień wynikało z faktu, że magazynierzy nie wiedzieli, komu przekazać potwierdzenie odbioru. Konkret zamiast teorii: przygotowaliśmy prosty schemat weryfikacji, który zajmuje pracownikowi mniej niż 3 minuty. Znamy każdą śrubkę w budżecie, więc skupiliśmy się na wyeliminowaniu pustych przebiegów informacji.
Rozwiązanie
Zamiast drogiego oprogramowania, postawiliśmy na czytelny rejestr cyfrowy zintegrowany z ich obecnym arkuszem. Każda faktura powyżej 4800 zł musi teraz przejść przez dwuetapową akceptację w ciągu 4 godzin od wpłynięcia. Przeszkoliliśmy 9 pracowników administracji z obsługi nowych procedur. Dodatkowo wprowadziliśmy zasadę 'czystego biurka' dla dokumentów finansowych, co wyeliminowało ryzyko zagubienia oryginałów. Liczby muszą się zgadzać, dlatego dodaliśmy automatyczne przypomnienia o terminach płatności dla 12 kluczowych dostawców.
Rezultaty
Po kwartale współpracy zatory płatnicze zniknęły, a firma odzyskała zaufanie kontrahentów. Dzięki terminowym wpłatom, dwóch największych dostawców tarcicy przyznało Nordic Wood Design 3.2% stałego rabatu, co realnie obniżyło koszty produkcji.
Harmonogram
-
Kwiecień 2024Audyt 157 faktur i wizja lokalna na produkcji.
-
Maj 2024Wdrożenie nowego rejestru i szkolenie dla 9 osób.
-
Czerwiec 2024Kontrola wyników i negocjacje rabatów u dostawców.
"Szczerze mówiąc, bałem się, że audyt to tylko strata czasu. Baltic Synergia Consulting pokazała nam jednak konkretne błędy, których nie widzieliśmy od lat. Wreszcie mam porządek w kasie."