4 błędy w fakturach, które kosztują Twoją firmę 3200 zł miesięcznie

Złe stawki za transport i logistykę

Często widzimy, że dostawcy z Gdyni czy Pruszcza Gdańskiego doliczają dodatkowe opłaty, które nie wynikają z umowy. Największy problem to tzw. dodatki paliwowe. W umowie masz zapisane 1,5%, a na fakturze nagle pojawia się 2,8% bez żadnego wyjaśnienia. Jeśli Twoja firma zamawia 47 transportów miesięcznie, te drobne różnice szybko puchną. Sprawdziliśmy to w jednej firmie produkującej części do jachtów – w samym październiku 2024 roku nadpłacili w ten sposób 840 zł.

Problem polega na tym, że systemy fakturujące u dostawców często ustawione są na 'automat'. Nikt nie weryfikuje, czy Twoja konkretna stawka jest zgodna z tym, co wynegocjowałeś w zeszłym roku. W Baltic Synergia Consulting zawsze powtarzamy: liczby muszą się zgadzać z kontraktem, a nie z wygodą dostawcy. Warto raz na kwartał usiąść z kalkulatorem i porównać 15 losowych faktur z cennikiem bazowym. Wyniki zazwyczaj otwierają oczy właścicielom.

Zwróć też uwagę na opłaty za palety. Zdarza się, że dostawca nalicza kaucję za 24 palety euro, mimo że kierowca odebrał tyle samo pustych na wymianę. To kolejne 1200 zł zamrożone w systemie, które rzadko kiedy wraca do firmy bez wyraźnego upomnienia się. Konkret zamiast teorii: sprawdź kwity magazynowe (WZ) i porównaj je z fakturą z tego samego dnia. Często znajdziesz tam różnicę co do sztuki.

Drobna pomyłka o 1,3% na dodatku paliwowym przy 47 transportach miesięcznie to realne pieniądze wyrzucone w błoto.

Podwójne księgowanie tych samych części

W dużym pośpiechu na produkcji, zwłaszcza gdy terminy gonią, łatwo o bałagan w dokumentach. Mieliśmy przypadek u klienta spod Tczewa, gdzie jedna partia uszczelek została zafakturowana dwa razy. Raz jako zamówienie zbiorcze, a drugi raz jako 'pilne uzupełnienie braków'. Księgowość oba dokumenty zatwierdziła, bo kwoty były różne – jedna faktura opiewała na 4300 zł, a druga na 420 zł. Nikt nie zauważył, że numery partii towaru się pokrywają.

Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż myślisz. Szczególnie gdy korzystasz z usług 12-15 różnych dostawców. Każdy ma inny system, inne kody towarowe, a Twoi ludzie na magazynie po prostu chcą mieć towar na półce. Bez jasnej procedury sprawdzania duplikatów, tracisz kontrolę nad budżetem. Znamy każdą śrubkę w budżecie i wiemy, że takie 'drobne' błędy potrafią ukryć straty rzędu 5400 zł w skali półrocza. To czysty zysk, który oddajesz komuś za darmo.

By uniknąć takich wpadek, wprowadź zasadę: jedna faktura musi mieć przypisany jeden unikalny numer zamówienia z systemu. Jeśli system wypluwa błąd, że numer już został użyty – faktura trafia do kosza do wyjaśnienia. To proste rozwiązanie, które nie wymaga drogiego oprogramowania. Wystarczy zwykły arkusz w Excelu prowadzony przez jedną osobę. (Swoją drogą, większość firm z których robimy audyt, ma ten arkusz, ale nikt go nie uzupełnia regularnie).

Nieuwzględnione skonta i rabaty terminowe

Wiele fabryk negocjuje tzw. skonto, czyli rabat za szybką płatność. Na przykład 2% zniżki, jeśli przelew wyjdzie w ciągu 5 dni zamiast 30. To świetny sposób na oszczędności, ale w praktyce rzadko działa. Dlaczego? Bo faktura utyka w obiegu dokumentów. Zanim trafi od kierownika produkcji do biura i zostanie zaakceptowana, mija 6-7 dni. Rabat przepada, a firma płaci pełną kwotę. W Baltic Synergia Consulting wyliczyliśmy, że średniej wielkości zakład traci na tym 930 zł miesięcznie.

Najgorzej jest, gdy dostawca wystawia fakturę z datą wsteczną. Masz 5 dni na skonto, ale papier przychodzi pocztą 4 dni po wystawieniu. Masz 24 godziny na reakcję. Jeśli w tym czasie Twój księgowy jest na urlopie albo ma inne pilne zadania, tracisz pieniądze. Konkret zamiast teorii: wymagaj faktur elektronicznych w formacie PDF wysyłanych bezpośrednio na dedykowany adres e-mail (np. faktury@TwojaFirma.pl). To skraca obieg dokumentów o co najmniej 3 dni robocze.

Innym problemem są rabaty ilościowe, o których zapominają handlowcy dostawcy. Jeśli umówiłeś się na cenę 4,20 zł za sztukę po przekroczeniu progu 1000 sztuk, a faktura nadal przychodzi na 4,50 zł – tracisz 30 groszy na każdej sztuce. Przy zamówieniu 3200 elementów to już 960 zł różnicy. Nikt Ci tych pieniędzy nie odda, jeśli sam o nie nie zawalczysz. My w Baltic Synergia Consulting sprawdzamy takie 'zapomniane' rabaty nawet do 2 lat wstecz.

Rabat za szybką płatność to nie prezent, to Twoje prawo. Jeśli faktura idzie przez biuro tydzień, właśnie przepalasz gotówkę.

Błędne kody VAT i opłaty celne

Dla firm z Pomorza, które często sprowadzają komponenty drogą morską, błędy w kodach CN to codzienność. Celnik w porcie wpisze inny kod, a Twój dostawca bezmyślnie przepisze go na fakturę. Efekt? Płacisz 23% VAT zamiast 8% albo cło, którego nie powinieneś płacić. Mieliśmy klienta, który przez 11 miesięcy płacił zawyżoną stawkę za importowane profile aluminiowe. Odzyskaliśmy dla niego 12 400 zł, ale stresu i papierkowej roboty było co niemiara.

Księgowość często boi się kwestionować stawki VAT na fakturach od dużych graczy. Myślą: 'Oni mają wielkie biura, na pewno wiedzą co robią'. Nic bardziej mylnego. Tam też pracują ludzie, którzy się mylą albo idą na łatwiznę. Jeśli produkujesz coś specyficznego, musisz znać swoje kody towarowe lepiej niż ktokolwiek inny. My w Baltic Synergia Consulting nie boimy się pytać 'dlaczego tak drogo?'. Szukamy dziury w całym, bo tam zazwyczaj chowają się Twoje oszczędności.

Na koniec zostaje kwestia walut. Jeśli płacisz w euro lub dolarach, sprawdź, po jakim kursie dostawca przeliczył fakturę. Często biorą kurs 'własny', który jest o 2-3 grosze gorszy od kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie. Przy fakturze na 15 000 euro, te 3 grosze różnicy to 450 zł straty na jednym przelewie. To nie są ogromne kwoty jednostkowo, ale pomnóż to przez 12 miesięcy i 83 kontrahentów. Wtedy zobaczysz, dlaczego warto pilnować każdej złotówki.