Jak sprawdzić nowego dostawcę w 14 minut?

KRS i CEIDG – tam zaczyna się prawda

Pierwszy krok to sprawdzenie, od kiedy firma faktycznie istnieje w rejestrach. Jeśli dostawca twierdzi, że ma ogromne doświadczenie w produkcji części zamiennych, a w KRS widzisz datę rejestracji sprzed 7 miesięcy, to powinna zapalić Ci się czerwona lampka. Sprawdź dokładnie, kto jest w zarządzie i czy te same osoby nie prowadziły wcześniej trzech innych firm, które ogłosiły upadłość w ciągu ostatnich 4 lat. Znamy każdą śrubkę w budżecie naszych klientów i wiemy, że tacy 'seryjni przedsiębiorcy' to najczęstsza przyczyna zatorów płatniczych w branży produkcyjnej.

Nie patrz tylko na sam wpis, ale pobierz pełny odpis z rejestru. Zwróć uwagę na kapitał zakładowy – jeśli firma obraca milionami, a jej kapitał to marne 5000 złotych, to w razie problemów nie odzyskasz ani grosza. W Baltic Synergia Consulting widzieliśmy już 47 takich przypadków tylko w ostatnim kwartale. Szukamy dziury w całym, bo wiemy, że papier przyjmie wszystko, ale twarde dane z rejestru sądowego są znacznie trudniejsze do podrobienia niż kolorowa strona internetowa z obrazkami z banku zdjęć.

Jeśli firma ma 7 miesięcy stażu i kapitał 5000 zł, Twoje pieniądze są zagrożone.

Biała Lista i numer konta

Weryfikacja rachunku bankowego na Białej Liście Podatników VAT to nie jest tylko biurokracja, to Twoje bezpieczeństwo podatkowe. Jeśli przelejesz pieniądze na konto, którego nie ma w wykazie Szefa KAS, nie wpiszesz tego wydatku w koszty. To prosta droga do straty rzędu 23% wartości całego zamówienia. W zeszłym roku jeden z naszych klientów z okolic Pruszcza Gdańskiego prawie przelał 18 400 złotych na prywatne konto właściciela firmy, bo 'tak było szybciej'. Dzięki szybkiej weryfikacji w 3.2 minuty uratowaliśmy go przed ogromną karą z urzędu skarbowego.

Zawsze sprawdzaj, czy NIP jest aktywny. Firmy krzaki często zostają wykreślone z rejestru VAT z urzędu za nieskładanie deklaracji. Współpraca z takim podmiotem to proszenie się o kontrolę skarbową w Twojej własnej fabryce. Pamiętaj, że w biznesie produkcyjnym marże są zbyt niskie, żeby pozwalać sobie na takie błędy. Konkret zamiast teorii: wejdź na stronę Ministerstwa Finansów, wpisz NIP i zrób zrzut ekranu z datą. To Twoja polisa ubezpieczeniowa na wypadek pytań od urzędników za dwa lata.

Giełdy długów to kopalnia wiedzy

Zanim podpiszesz umowę, wpisz NIP dostawcy w wyszukiwarkę na dowolnej giełdzie wierzytelności. To zajmuje około 2 minuty, a daje wiedzę, której nie znajdziesz w żadnym oficjalnym prospekcie. Jeśli długi firmy są wystawione na sprzedaż za 40% ich wartości, to oznacza, że nikt nie wierzy w ich odzyskanie. Taki dostawca może wziąć od Ciebie zaliczkę na materiały i nigdy nie dostarczyć towaru, bo Twoje pieniądze pójdą na spłatę starych długów u komornika. W naszej praktyce w Baltic Synergia Consulting spotkaliśmy 14 firm, które w ten sposób straciły płynność finansową.

Prawda jest taka, że rzetelny kontrahent nie trafia na giełdę długów z powodu przeoczenia jednej faktury. Zazwyczaj to efekt systematycznego unikania płatności. (Heads-up: Nie wierz w tłumaczenia, że to 'spór o jakość' – jeśli dług wisi w sieci dłużej niż 11 dni, to sygnał, że firma ma pustą kasę). Sprawdzanie długów to podstawa zarządzania ryzykiem, o której zapominają nawet doświadczeni dyrektorzy finansowi w dużych zakładach na Pomorzu.

Dług wystawiony na giełdzie to jasny znak: nie wysyłaj tam żadnej zaliczki.

Weryfikacja adresu i fizycznej obecności

Otwórz mapy Google i wpisz adres siedziby. Jeśli pod wskazanym numerem w Gdańsku widzisz biuro wirtualne, w którym zarejestrowanych jest 156 innych podmiotów, albo co gorsza – pusty plac pośrodku niczego, to miej się na baczności. Poważna firma produkcyjna musi mieć halę, magazyn albo chociaż realne biuro z ludźmi. Zadaj sobie pytanie: czy w razie reklamacji będziesz miał gdzie pojechać, żeby porozmawiać z właścicielem twarzą w twarz? W Baltic Synergia Consulting często doradzamy, by przed dużym kontraktem po prostu wysłać kogoś na miejsce, by sprawdził, czy tam w ogóle coś się dzieje.

Kolejnym prostym testem jest telefon do biura. Zadzwoń o 10:15 i zapytaj o dział logistyki. Jeśli nikt nie odbiera albo odbiera osoba, która nie ma pojęcia o profilu działalności firmy, to masz do czynienia z pośrednikiem, który tylko zbiera zamówienia i przerzuca je dalej. To generuje ryzyko opóźnień, na które Twoja linia produkcyjna nie może sobie pozwolić. W marcu 2024 roku wykryliśmy w ten sposób firmę, która udawała producenta stali, a w rzeczywistości była tylko jednoosobowym biurem w wynajętym pokoju.

Telefon do dostawcy – test 3 pytań

Ostatnie 4 minuty weryfikacji poświęć na rozmowę telefoniczną. Zadaj trzy konkretne pytania: o numer partii ostatniej dostawy, o imię opiekuna technicznego i o możliwość wizytacji w zakładzie w ciągu 48 godzin. Uczciwy dostawca odpowie bez wahania i zaprosi Cię na kawę. Oszust zacznie kluczyć, mówić o tajemnicy handlowej albo o tym, że 'teraz jest inwentaryzacja'. To najprostszy sposób na odsianie ziarna od plew. W Baltic Synergia Consulting nie bawimy się w dyplomację – pytamy wprost, bo tylko tak można chronić portfel firmy.

Znamy każdą śrubkę w budżecie i wiemy, że takie krótkie badanie ratuje przed miesiącami procesów sądowych. Na koniec sprawdź jeszcze opinie w sieci, ale filtruj te, które brzmią zbyt idealnie. Szukaj konkretów: 'dostawa spóźniona o 2 dni', 'brak kontaktu w czwartek'. To są realne opinie, a nie opłacone teksty marketingowe. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości po tych 14 minutach, lepiej odpuść ten interes. Czasem najlepsza transakcja to ta, której nie zawarłeś.