Audyt to nie kontrola skarbowa – przestań się go bać

Strach ma wielkie oczy, a budżet ma realne dziury

Wielu szefów produkcji w okolicach Gdańska czy Elbląga myśli, że audyt to po prostu inna nazwa na donos do urzędu skarbowego. To błąd, który kosztuje realne pieniądze każdego miesiąca. Prawda jest taka, że audyt wewnętrzny, który robimy, ma na celu ochronę Twojego portfela, a nie szukanie winnych do ukarania. Kiedy wchodzimy do firmy, która zatrudnia 47 osób i zajmuje się obróbką metalu, nie interesują nas paragrafy, ale przepływy gotówki. Szukamy dziury w całym, bo wiemy, że małe nieszczelności w marży potrafią zatopić nawet stabilny biznes.

W zeszłym roku pracowaliśmy z zakładem w Tczewie, gdzie właściciel bał się kontroli przez 3 lata. Kiedy w końcu nas wpuścił, okazało się, że na samym złym zarządzaniu odpadami tracił 3200 złotych tygodniowo. Nikt go nie podał do sądu – po prostu uszczelniliśmy proces i te pieniądze zostały w firmie. Audyt to narzędzie dla mądrego szefa, który chce wiedzieć, na czym stoi. Liczby muszą się zgadzać, a bez obiektywnego spojrzenia z zewnątrz łatwo przeoczyć oczywiste błędy, które narastają latem i zimą.

Musisz zrozumieć, że audytor z zewnątrz widzi to, do czego Ty i Twoi pracownicy już przywykliście. To tak zwana ślepota warsztatowa. Jeśli od 6 lat zamawiacie smary u tego samego dostawcy bez sprawdzania cen rynkowych, to prawdopodobnie przepłacacie o 14-19%. My to wyłapiemy w pierwsze dwa popołudnia naszej pracy. Nie oceniamy Twoich ludzi, oceniamy fakty i faktury. To czysta matematyka stosowana w trudnych warunkach rynkowych.

Audytor nie jest policjantem. To raczej mechanik, który sprawdza, dlaczego silnik Twojej firmy bierze za dużo oleju.

Znajdziemy każdą śrubkę, która przepłaca

W Baltic Synergia Consulting nie bawimy się w teoretyczne wykresy, których nikt nie rozumie. Nasz proces jest prosty: wchodzimy na halę, patrzymy na maszyny i sprawdzamy papiery. W jednej z fabryk pod Gdynią, która produkuje części do maszyn rolniczych, audyt wykazał, że 8% materiału marnuje się przez złe ustawienie jednej gilotyny. Operator wiedział o problemie, ale nikt go nie pytał o zdanie. My zapytaliśmy. Wynik? Oszczędność rzędu 5400 złotych miesięcznie przy inwestycji w naprawę maszyny, która zwróciła się w 11 dni roboczych.

Znamy każdą śrubkę w budżecie, bo sami wywodzimy się z przemysłu, a nie z klimatyzowanych biurowców w Warszawie. Rozmawiamy z ludźmi przy maszynach i z paniami w kadrach. Często okazuje się, że nadgodziny, które wypłacasz, wynikają z błędnego planowania logistyki wewnątrz hali, a nie z nadmiaru pracy. W 83% przypadków, które badaliśmy w ostatnim kwartale, wystarczyło przesunąć dwa stanowiska pracy bliżej siebie, żeby skrócić czas transportu wewnętrznego o 22 minuty na każdą zmianę.

Liczby muszą się zgadzać, dlatego każdy nasz raport kończy się konkretną kwotą, którą możesz odzyskać. Nie piszemy o potencjale wzrostu, piszemy o realnej gotówce. Jeśli audyt kosztuje 4000 złotych, a my znajdujemy błędy na 12000 złotych rocznie, to decyzja o współpracy jest najprostszą rzeczą, jaką podejmiesz w tym miesiącu. Pragmatyzm to nasze drugie imię, a północna Polska to nasz rewir, gdzie nie ma miejsca na lanie wody.

Zaufanie buduje się na twardych danych

Wielu przedsiębiorców boi się, że audyt obnaży ich błędy jako menedżerów. To bzdura. Prowadzenie fabryki to walka na wielu frontach naraz – surowce, prąd, ludzie, podatki. Nie da się pilnować wszystkiego osobiście przez 24 godziny na dobę. Nasza rola to bycie Twoimi dodatkowymi oczami. Honorowa współpraca popłaca, dlatego gramy w otwarte karty. Jeśli w Twoich finansach wszystko gra (co zdarza się rzadko, ale bywa), powiemy Ci to prosto w twarz i nie będziemy na siłę wymyślać problemów.

Współpracujemy obecnie z 47 aktywnymi klientami z województwa pomorskiego i zachodniopomorskiego. Większość z nich zaczynała od nieufności. Dzisiaj dzwonią do nas przed każdą większą inwestycją w park maszynowy. Dlaczego? Bo wiedzą, że my szukamy dziury w całym nie po to, żeby ich zagiąć, ale żeby uchronić ich przed wpakowaniem się w nieopłacalny kredyt albo leasing, który ma ukryte koszty w 4. roku trwania umowy.

Pamiętaj, że audytor to partner. W Baltic Synergia Consulting nie oceniamy Cię jako człowieka. Patrzymy na Twoją firmę jak na system naczyń połączonych. Jeśli z jednego ucieka woda, to całe ciśnienie spada. My po prostu pokazujemy, gdzie trzeba założyć uszczelkę. To jest ten konkret zamiast teorii, którego potrzebuje dzisiejszy przemysł. Bez zbędnych słów, bez owijania w bawełnę – tylko twarde dane i realne rozwiązania dla Twojego biznesu.

Szukamy dziury w całym, bo tylko tak można zbudować fundament, który nie pęknie przy pierwszym kryzysie.

Północny pragmatyzm w działaniu

Działamy lokalnie, bo rozumiemy specyfikę Pomorza. Tutaj ludzie cenią konkret. Jeśli mówimy, że audyt zajmie 4 dni, to zajmie 4 dni, a nie dwa tygodnie. Nasz zespół składa się z 5 specjalistów, którzy nie boją się wejść w roboczych butach na halę, żeby sprawdzić, jak wygląda obieg dokumentów między magazynem a księgowością. Często to właśnie tam powstają największe zatory. W jednym z zakładów w Starogardzie Gdańskim faktury za paliwo leżały w szoferkach ciężarówek średnio przez 18 dni, zanim trafiały do rozliczenia. To generowało bałagan w VAT, który kosztował firmę 2100 złotych kar w jednym tylko półroczu.

Konkret zamiast teorii oznacza też, że nasze raporty są pisane prostym językiem. Nie używamy trudnych terminów, żeby brzmieć mądrzej. Jeśli widzimy, że system premiowy w Twojej firmie promuje lenistwo, to tak to nazwiemy. Jeśli Twoja księgowa boi się nowoczesnych programów do faktur, pokażemy Ci, ile czasu przez to marnuje. Jesteśmy tu po to, żeby Twój biznes był lżejszy i bardziej odporny na ryzyko, które w produkcji czai się za każdym rogiem.

Znamy każdą śrubkę w budżecie produkcji, od kosztów energii po stawki za wywóz nieczystości. Dzięki temu możemy porównać Twoje wydatki z innymi firmami o podobnej skali w regionie. Jeśli płacisz za ochronę obiektu 30% więcej niż Twój sąsiad zza płotu, to coś jest nie tak. My to wiemy, bo mamy dane z 156 projektów dostarczonych w ciągu ostatnich 8 lat działalności. To wiedza, której nie kupisz w księgarni – to doświadczenie z setek godzin spędzonych na zapleczu pomorskich fabryk.

Pierwsze kroki do porządku w finansach

Jak zacząć, żeby nie wywrócić firmy do góry nogami? Najlepiej od małego kroku. Nie musisz od razu zamawiać pełnego audytu operacyjnego. Możemy zacząć od przeglądu jednej linii produktowej albo jednego działu, na przykład logistyki. To pozwoli Ci zobaczyć, jak pracujemy, i przekonać się, że nie gryziemy. Zazwyczaj taki wstępny audyt zajmuje nam około 6-8 godzin pracy na miejscu i drugie tyle przy analizie dokumentów w naszym biurze w Gdańsku przy Długim Targu.

Większość naszych klientów po pierwszej takiej analizie decyduje się na stałą współpracę, bo widzą, że to się po prostu opłaca. Liczby muszą się zgadzać – jeśli zainwestujesz w naszą wiedzę 2800 złotych, a my wskażemy Ci oszczędności na poziomie 900 złotych miesięcznie, to po trzech miesiącach jesteś już na plusie. To jest matematyka, którą rozumie każdy przedsiębiorca, który ciężko pracuje na swój sukces. Nie obiecujemy cudów, obiecujemy rzetelność i pilnowanie Twoich pieniędzy.

W zeszłym kwartale zamknęliśmy 7 analiz, które udowodniły: audyt i ocena ryzyka chronią przed stratami operacyjnymi. Przy obecnej zmienności cen energii, Twoja fabryka musi utrzymać pełną kontrolę nad kosztami wytworzenia. Pomożemy Ci zoptymalizować te wskaźniki. Zamiast ogólników, otrzymasz listę krytycznych punktów kontrolnych i konkretny plan naprawczy dla Twojego działu finansowego.