Ukryte koszty transportu w regionie północnym

Pułapka dopłat portowych w Gdyni i Gdańsku

Gdańsk i Gdynia to nasze okno na świat, ale to okno ma swoją cenę, o której rzadko mówi się przy podpisywaniu głównych kontraktów. Większość przewoźników operujących w tym regionie stosuje system drobnych dopłat portowych, które na pojedynczej fakturze wyglądają niepozornie. W marcu 2024 roku analizowaliśmy dokumenty jednego z zakładów metalowych w Tczewie. Okazało się, że tzw. opłaty terminalowe i manipulacyjne, ukryte pod enigmatycznymi skrótami, wynosiły średnio 284 PLN netto przy każdym transporcie kontenerowym. Przy 47 transportach w miesiącu dawało to kwotę ponad 13 300 PLN, której nikt wcześniej nie kwestionował.

Problem polega na tym, że firmy produkcyjne często akceptują te koszty jako 'standard rynkowy'. My w Baltic Synergia Consulting szukamy dziury w całym i sprawdzamy, czy te opłaty faktycznie wynikają z cennika portu, czy są tylko wygodnym zarobkiem spedytora. Wystarczyło porównać stawki z trzech różnych terminali, aby odkryć, że nasz klient przepłacał o 14% względem średniej regionalnej. Znamy każdą śrubkę w budżecie logistycznym i wiemy, że takie detale decydują o tym, czy kwartał zamkniesz na plusie, czy pod kreską. Nie wystarczy patrzeć na stawkę za kilometr, trzeba patrzeć na to, co dopisano drobnym drukiem pod tabelą.

Często spotykamy się z argumentem, że 'tak zawsze było i nikt nie narzekał'. To najgorsze podejście w biznesie produkcyjnym. Jeśli Twoja firma wysyła towar przez DCT Gdańsk, musisz mieć pewność, że płacisz za realną pracę, a nie za brak kontroli nad fakturami. Nasz audyt w Q2 2024 wykazał, że prosta zmiana procedury weryfikacji faktur pozwoliła zaoszczędzić 8 400 PLN już w pierwszym miesiącu po wdrożeniu poprawek. To są twarde pieniądze, które wróciły na konto firmy zamiast zasilać marżę pośredników.

Konkret zamiast teorii: 284 PLN dodatkowej opłaty na każdym kontenerze to w skali roku koszt nowego wózka widłowego.

Puste przebiegi na trasie S7 i obwodnicy Trójmiasta

Logistyka w regionie północnym cierpi na chroniczną nieefektywność w planowaniu tras powrotnych. Widzimy to niemal w każdym zakładzie produkcyjnym od Lęborka po Elbląg. Ciężarówki dowożą surowiec do fabryki, a potem wracają do bazy lub portu bez ładunku, mimo że w promieniu 12 kilometrów czekają towary gotowe do wywozu. W Baltic Synergia Consulting sprawdziliśmy 83 trasy obsługiwane przez stałych podwykonawców naszych klientów. Wynik był porażający: 31% kilometrów to tzw. 'puste przeloty', za które i tak płaci producent w ramach ogólnej stawki ryczałtowej.

W czerwcu 2024 roku pomogliśmy średniej wielkości przetwórni pod Starogardem Gdańskim wynegocjować nowe warunki z firmą transportową. Zamiast płacić za kurs w obie strony, zaproponowaliśmy model dzielenia kosztów z inną firmą z tego samego parku przemysłowego. Dzięki temu liczba pustych przebiegów spadła o 19, a koszt transportu jednostkowego obniżył się o 4,2%. Było to możliwe tylko dlatego, że zajrzeliśmy w głąb raportów GPS przewoźnika. Większość dyrektorów finansowych nie ma na to czasu, dlatego my robimy to za nich. Liczby muszą się zgadzać, a płacenie za wożenie powietrza po obwodnicy Trójmiasta to czyste marnotrawstwo.

Warto też zwrócić uwagę na czas pracy kierowców i korki w okolicach bramek na A1 oraz przy wjazdach do portów. Często firmy transportowe doliczają 'opłatę za postój', która jest wyliczana bardzo optymistycznie na korzyść przewoźnika. Podczas jednej z naszych kontroli w lipcu br. ustaliliśmy, że czas oczekiwania pod rampa był zawyżany o średnio 35 minut na każdym załadunku. Przy skali 156 transportów rocznie, to są tysiące złotych wyrzucone w błoto. Szukamy takich dziur i łatamy je konkretnymi zapisami w umowach, które ucinają pole do nadinterpretacji.

Korekta paliwowa — jak nie dać się oszukać na liczbach

Tzw. 'fuel surcharge' to ulubione narzędzie spedytorów do poprawiania swoich wyników kosztem klienta. W teorii ma ona chronić przed skokami cen paliw, w praktyce często staje się ukrytym narzutem. Analiza Baltic Synergia Consulting przeprowadzona na 124 fakturach z ostatniego kwartału pokazała, że sposób wyliczania korekty paliwowej różnił się u każdego z trzech dostawców tego samego klienta. Jeden brał ceny z ubiegłego wtorku, drugi z uśrednionego miesiąca, a trzeci korzystał z własnych, bliżej nieokreślonych wskaźników. Różnica w ostatecznej kwocie do zapłaty wynosiła 3,2% wartości faktury.

Dla małej fabryki, która wydaje na transport 45 000 PLN miesięcznie, te trzy procenty to ponad 1 400 PLN. To może nie wydaje się dużą sumą, ale to pieniądze, które tracisz za nic. My proponujemy proste rozwiązanie: sztywny model wyliczania korekty oparty o dane z PKN Orlen, aktualizowany w każdy poniedziałek o 9:00. Kiedy wprowadziliśmy ten standard u jednego z naszych klientów z Pomorza, faktury stały się przejrzyste, a spory z działem logistyki skończyły się z dnia na dzień. By the way, większość firm myśli, że ich spedytor dba o te koszty. On dba o swój zysk, nie o Twój.

Znamy każdą śrubkę w budżecie i wiemy, że stabilność finansowa produkcji zaczyna się tam, gdzie kończy się uznaniowość w opłatach. Jeśli Twój przewoźnik nie potrafi jasno uzasadnić, dlaczego korekta paliwowa w tym tygodniu wynosi tyle, a nie inaczej, to znak, że potrzebujesz audytu. Nie szukamy innowacyjnych rozwiązań, szukamy uczciwych rozliczeń. W sierpniu 2024 roku udało nam się odzyskać dla klienta 3 700 PLN nadpłaty wynikającej właśnie z błędnie naliczonej korekty paliwowej za okres wiosenny. To był twardy dowód na to, że warto sprawdzać każdy przecinek w fakturze.

Ryzyko uszkodzeń i ubezpieczenie Cargo na Pomorzu

Transport w pobliżu morza to także specyficzne ryzyka — wilgoć, sól, trudne warunki przy przeładunku w porcie. Firmy produkcyjne często polegają na standardowym OCP przewoźnika, co jest ogromnym błędem. Widzieliśmy przypadek z maja 2024 roku, gdzie towar wart 67 000 PLN został uszkodzony podczas silnego wiatru w porcie Gdynia. Ubezpieczyciel odmówił wypłaty, bo w umowie widniał zapis o 'siłach wyższych' i braku odpowiedniego zabezpieczenia towaru przed korozją. Firma została z niczym, bo nikt nie przeczytał ogólnych warunków ubezpieczenia.

W Baltic Synergia Consulting nie zajmujemy się laniem wody o 'bezpieczeństwie'. My bierzemy polisę do ręki i szukamy wykluczeń, które sprawią, że w razie problemu zostaniesz na lodzie. Często okazuje się, że ubezpieczenie Cargo, które kosztuje zaledwie 42 PLN od transportu, uratowałoby sytuację. Nasi analitycy sprawdzają, czy Twoje umowy chronią realny interes firmy, a nie tylko interes firmy ubezpieczeniowej. W jednym z audytów w Gdańsku wykryliśmy, że ubezpieczenie klienta nie obejmowało przeładunków w portach, co przy jego modelu biznesowym było skrajnie niebezpieczne.

Podsumowując, koszty transportu na północy Polski to nie tylko paliwo i kilometry. To gąszcz małych opłat, nieefektywnych tras i źle skonstruowanych umów. My w Baltic Synergia Consulting pilnujemy Twoich pieniędzy w fabryce, bo wiemy, że na produkcji każda złotówka musi zostać obejrzana dwa razy. Jeśli czujesz, że Twoja logistyka 'puchnie' bez wyraźnego powodu, to prawdopodobnie masz rację. Sprawdzenie faktur to pierwszy krok, by odzyskać kontrolę nad budżetem.

Jeśli Twoi ludzie nie wiedzą, co podpisać przy rampie w Gdyni, możesz stracić 21 000 PLN w jedną chwilę.