Zarządzanie zapasami gdy stal drożeje o 12% w tydzień

Kiedy cena na fakturze przestaje mieć sens

W zeszły wtorek jeden z naszych klientów z Pomorza otrzymał nową ofertę na stal S355. Cena była wyższa o dokładnie 13% w porównaniu do zamówienia sprzed ośmiu dni, co przy ich skali produkcji oznaczało dodatkowe 32 400 złotych kosztu na jednym transporcie. Taka sytuacja to nie jest anomalie, to nowa rzeczywistość, w której stare cenniki można wyrzucić do kosza po 72 godzinach. Jeśli Twój dział zakupów czeka na 'lepszy moment', a hurtownie w Gdyni czy Elblągu skracają termin ważności ofert do jednego dnia, to sygnał, że kontrola nad budżetem właśnie Ci ucieka.

Problem nie leży w samej cenie stali, ale w tym, że większość fabryk nadal liczy koszty produkcji na podstawie średnich cen z zeszłego kwartału. Szukamy dziury w całym i zazwyczaj znajdujemy ją właśnie w arkuszach kalkulacyjnych, które nie uwzględniają dynamiki rynku. Kiedy stal drożeje o 12% w tydzień, Twoja cena sprzedaży wyrobu gotowego, ustalona 3 miesiące temu, przestaje pokrywać nawet koszty stałe warsztatu. Liczby muszą się zgadzać, a jeśli nie aktualizujesz ich co tydzień, to po prostu dopłacasz do interesu.

Widzieliśmy przypadek, gdzie mała hala produkcyjna zatrudniająca 24 osoby straciła całą płynność finansową, bo właściciel uwierzył w zapewnienia dostawcy, że 'ceny zaraz spadną'. Nie spadły, a firma została z pustym magazynem i kontraktami, których nie mogła zrealizować bez zaciągania drogiego kredytu obrotowego na 14% rocznie. To klasyczny przykład, gdzie brak audytu ryzyka na wczesnym etapie doprowadził do sytuacji podbramkowej w mniej niż 19 dni roboczych.

Brak decyzji o zakupie w poniedziałek rano to często 48 tysięcy złotych straty już w piątek.

Zamrożony kapitał w arkuszu Excel

W Baltic Synergia Consulting zawsze powtarzamy: znamy każdą śrubkę w budżecie, a te śrubki bywają bardzo drogie, gdy leżą bezczynnie. Przetrzymywanie nadmiernych zapasów przy rosnących cenach wydaje się mądre, ale tylko do momentu, gdy zabraknie Ci 115 tysięcy złotych na wypłaty dla załogi, bo gotówka 'stoi' na regałach w formie blach. Kluczem jest znalezienie punktu równowagi między bezpieczeństwem produkcji a płynnością, co dla przeciętnej firmy produkcyjnej oznacza zapas na maksymalnie 14-17 dni pracy.

Analizując dane z 43 audytów, które przeprowadziliśmy w ostatnim roku, zauważyliśmy powtarzalny błąd: działy księgowe traktują zapasy jako aktywa, ale rzadko liczą realny koszt ich składowania i ryzyko utraty wartości. Jeśli kupisz stal po szczytowej cenie, a rynek nagle wyhamuje o 6%, zostajesz z produktem, którego nikt nie kupi za cenę pokrywającą Twój wkład. Konkret zamiast teorii: sprawdź swój wskaźnik rotacji zapasów jeszcze dzisiaj przed 16:00, bo tam prawdopodobnie uciekają Twoje pieniądze.

Pamiętaj, że banki patrzą na Twoje magazyny coraz mniej przychylnie. Przy obecnych stopach procentowych, finansowanie zapasów kredytem to sport dla odważnych lub nieświadomych. W jednym z zakładów w Tczewie udało nam się uwolnić 87 600 złotych gotówki w ciągu zaledwie 3 tygodni, tylko poprzez zmianę harmonogramu dostaw i rezygnację z gromadzenia surowca 'na zapas'. Te pieniądze od razu poszły na spłatę najbardziej uciążliwych zobowiązań, co uratowało ich scoring kredytowy.

Jak rozmawiać z dostawcami, by nie dać się ograć

Dostawcy surowców mają jeden cel: sprzedać drogo i zabezpieczyć własne ryzyko Twoim kosztem. Jeśli słyszysz, że 'wszyscy podnoszą ceny' i 'nie ma pola do negocjacji', to prawdopodobnie nie masz w ręku twardych danych. Podczas naszych konsultacji uczymy właścicieli firm, jak używać wskaźników giełdowych i danych z audytów do zbijania marży pośredników o 2-4%. To może wydawać się mało, ale przy obrocie rzędu 500 tysięcy złotych, to dodatkowe 15 tysięcy, które zostaje w Twojej kieszeni.

Warto też rozważyć dywersyfikację. Opieranie się na jednym dostawcy z Gdańska tylko dlatego, że 'znamy się od 8 lat', to prosta droga do przepłacania. Rekomendujemy posiadanie przynajmniej 3 sprawdzonych źródeł, z czego jedno powinno być poza Twoim bezpośrednim regionem. Z naszych analiz wynika, że firmy posiadające trzech dostawców płacą średnio o 7% mniej za tonę stali niż te, które są 'lojalne' wobec jednego hurtownika, który i tak nie miewa skrupułów przy podwyżkach.

Heads-up: Zawsze sprawdzaj wagę dostarczonego materiału na własnej wadze najazdowej. Zdarzyło nam się wykryć błąd w rozliczeniach na poziomie 2,3% masy całkowitej u jednego z dużych graczy na rynku. Przy 40 tonach miesięcznie to prawie tona stali, za którą płacisz, a której nigdy nie zobaczyłeś na hali. Takie drobne różnice budują Twoją stratę, której nie widać w codziennym pośpiechu, ale która bije po oczach podczas rocznego podsumowania.

Lojalność wobec jednego dostawcy kosztuje średnio 7% marży na każdej tonie surowca.

System wczesnego ostrzegania w Twojej firmie

Nie potrzebujesz drogiego systemu ERP za 200 tysięcy złotych, żeby trzymać rękę na pulsie. W Baltic Synergia Consulting wdrażamy proste mechanizmy kontrolne, które zajmują pracownikowi 12 minut dziennie, a dają pełny obraz sytuacji. Chodzi o śledzenie trzech kluczowych liczb: ceny zakupu ostatniej partii, aktualnej ceny rynkowej i poziomu gotówki na koncie operacyjnym. Jeśli te parametry zaczynają się rozjeżdżać, system musi 'wyć' i blokować nowe wyceny dla klientów do czasu aktualizacji kosztorysów.

Większość problemów z płynnością zaczyna się od zbyt długiego czasu reakcji. Jeśli cena surowca skacze w poniedziałek, a Twoi handlowcy nadal wysyłają oferty z cenami z piątku, to każdy sprzedany produkt przybliża Cię do bankructwa. U jednego z naszych klientów wprowadziliśmy zasadę: każda oferta powyżej 15 400 złotych musi być potwierdzona z działem zakupów w dniu wysłania. To wyeliminowało sytuacje, w których firma dokładała do zleceń 'na wejściu', co wcześniej zdarzało się średnio 4 razy w miesiącu.

Szukamy dziury w całym także w procesach produkcyjnych. Czasami rozwiązaniem na drożejącą stal nie jest taniej kupować, ale mniej marnować. Wdrożenie prostego audytu odpadów pozwoliło pewnemu zakładowi zredukować zużycie surowca o 8,4%. To tak, jakby kupowali stal o prawie dziesiątą część taniej, bez ani jednej minuty negocjacji z dostawcą. To jest właśnie konkret zamiast teorii, który realnie wpływa na wynik finansowy fabryki.